Inbox-collega
Leest elke mail in de gedeelde inbox, zet hem door naar de juiste collega en schrijft het antwoord alvast. Jij drukt op versturen.
Outlookpctelefoone-mail
Zes mails van vanochtend. Eén klik.
Een werkende mini-demo met voorbeeldmails. Let op de mail van P. de Groot: gevoelige gegevens worden weggelakt voordat iemand ze ziet.
B. Smit
Bankafschriften Q3 in de bijlage Graag verwerken voor de btw
Concept klaar
06:58
Nieuwe klant
Offerte voor jaarrekening en salaris Twaalf medewerkers, start januari
Naar Offerte-collega
07:03
Kantoorleverancier
Factuur 2026-4410 Bedrag € 284,70, vervaldatum 30 nov
Boeking voorgesteld
07:10
J. Jansen
Kunnen we dinsdag bellen? Over de investering in de nieuwe bus
Concept klaar
07:22
P. de Groot
Mijn gegevens voor de aangifte IBAN NL91 ABNA 0417 1643 00, BSN 123456782
Zwartgelakt: IBAN, BSN
07:45
Gemeente
Aanvraag: workshop voor ondernemers Graag een voorstel voor maart
Naar Offerte-collega
08:15
Klantvraag2
Aanvraag of offerte2
Factuur naar boekhouding1
Planning en overig1
Voor en na, per stap.
Minuten per mail. Voorbeeldtijden; de eurometer meet straks jullie echte.
| Stap | Vergelijking | Voorheen | Met Traze |
|---|---|---|---|
| Mail lezen en beoordelen | 3 min | 0,2 min | |
| Doorzetten naar de juiste persoon | 2 min | 0 min | |
| Antwoord schrijven | 6 min | 1 min | |
| Factuur boeken in Exact Online | 4 min | 0,5 min | |
| Afspraak of taak inplannen | 5 min | 1 min | |
| Totaal | 20 min | 2,7 min |
Drie voorbeelden uit een gewone dinsdag.
Zo ziet het werk van deze collega eruit, met voorbeelddata.
Mailconcept
nog niet verstuurdBeste klant,
Nog drie. Twee antwoorden staan klaar; de derde is een klacht, die laat ik bewust bij jou.
Met vriendelijke groet,
Jouw bedrijf
Inbox-collega
Gesorteerd en doorgezet. Vijf antwoorden staan klaar; jij drukt op versturen.
Boeking
concept- Leverancier
- Kantoorleverancier
- Bedrag
- € 284,70
- Status
- Wacht op akkoord
Wat deze collega wel en niet mag.
Per soort taak in te stellen. Dit zijn de standaardregels.
Mag
- Mail lezen in de gedeelde inboxen waar jij bij kunt
- Mails sorteren, labelen en doorzetten
- Concepten schrijven in jullie toon en met jullie handtekening
- Facturen herkennen en een boeking voorstellen in Exact Online
- BSN, IBAN en andere gevoelige gegevens weglakken
Mag niet
- Zelf mails versturen zonder akkoord (per soort mail instelbaar)
- Betalingen doen of boekingen definitief maken
- Mappen lezen waar de gebruiker zelf geen toegang toe heeft
- Klachten afhandelen: die gaan altijd naar een mens
- Gegevens buiten de EU verwerken
Wat scheelt de Inbox-collega bij jullie?