Veiligheid en AVG
Je data staat in de EU, ook als de AI ermee werkt. Iedereen ziet via Traze alleen wat hij in jullie eigen systemen mag zien. BSN en IBAN worden zwartgelakt voordat een AI-collega een mail leest. Wat naar buiten gaat of geld kost, krijgt eerst een akkoord van een mens, en elke actie staat 12 maanden in het logboek.
P. de Groot
Mijn gegevens voor de aangifte
Goedemorgen, hierbij wat jullie nodig hebben voor mijn aangifte. Mijn BSN is 123456782 (zwartgelakt) en de teruggave mag naar NL91 ABNA 0417 1643 00 (zwartgelakt). Bellen kan ook.
Met vriendelijke groet,
Peter de Groot
Op een rij.
Wat je aan een AI-leverancier wilt vragen, met het antwoord van Traze.
- Waar staat de data?
- In de EU. Traze wordt in Europa gehost en ook de AI-verwerking gebeurt daar. Gegevens worden niet buiten de EU verwerkt.
- Wie ziet wat?
- Precies wat iemand in jullie eigen systemen mag zien. Traze neemt de rechten over uit bijvoorbeeld Exact Online, SharePoint, Google Drive of het praktijksysteem. Niets dubbel instellen.
- Gevoelige gegevens
- BSN en IBAN worden zwartgelakt voordat een AI-collega een mail leest.
- Wat mag de AI zelf?
- Lezen, sorteren, concepten en voorstellen maken. Versturen, betalen, boeken en klachten afhandelen doet een mens.
- Is het terug te lezen?
- Ja. Elke actie van elke AI-collega staat in het logboek: wat, wanneer, voor wie, op basis van welke bron, en wie akkoord gaf.
- Hoe lang bewaard?
- Het logboek wordt 12 maanden bewaard.
- En als we stoppen?
- Instructies, kennis en geschiedenis gaan mee, in open formaten en zonder kosten. Over de exit-garantie.
De rechtenlaag: wat je rol mag zien.
Traze legt geen eigen rechten aan. Het leest de rechten die al in jullie systemen staan en houdt zich eraan, ook als een AI-collega zoekt of antwoordt. Kies een rol in dit voorbeeld van een installatiebedrijf.
- Eigen werkbonnen en planningExact Online, rol BuitendienstZichtbaar voor: Directeur, Planner, Monteur
- Technische handleidingenSharePoint, map TechniekZichtbaar voor: Directeur, Planner, Monteur
- Planning van alle monteursOutlook-agenda’s, rol PlanningZichtbaar voor: Directeur, Planner
- Klantmail in de gedeelde inboxOutlook, info@Zichtbaar voor: Directeur, Planner
- Offertes en marges per projectExact Online, projectadministratieZichtbaar voor: Directeur
- Inkoopfacturen en boekhoudingExact Online, financiële administratieZichtbaar voor: Directeur
Vraag in TeamsWat is de marge op project Lindenlaan 12?
De marge op Lindenlaan 12 is 31%. Bron: Exact Online, projectadministratie.
Voorbeelddata. Welke rechten er zijn, bepalen jullie systemen; Traze neemt ze over.
Een mens tekent.
AI-collega's bereiden voor. Wat naar buiten gaat of geld kost, krijgt eerst een akkoord van iemand van jullie.
Concept, geen verzending
De Inbox-collega schrijft het antwoord als concept; jij drukt op versturen. Per soort mail is in te stellen of dat anders mag.
Geen betalingen, geen definitieve boekingen
Een factuur wordt herkend en als boeking voorgesteld. Betalen en definitief boeken doet een mens.
Altijd naar een mens
Een klacht wordt herkend en doorgezet, nooit door een AI-collega zelf afgehandeld.
Het logboek: elke stap terug te lezen.
Per actie: welke collega, wat, voor wie, en hoe het afliep. Twaalf maanden bewaard, zodat je ook later kunt uitleggen waarom iets gebeurde.
| Tijd | AI-collega | Actie | Voor | Status |
|---|---|---|---|---|
| 07:14 | Inbox-collega | Mail van M. Bakker gelabeld als storing, antwoord als concept geschreven | Sanne, planning | Wacht op akkoord |
| 07:15 | Inbox-collega | BSN en IBAN zwartgelakt in de mail van P. de Groot | automatisch | Gedaan |
| 07:18 | Planner | Kees van Dam ingepland op woensdag 08:00 tot 10:00, certificaat gecontroleerd | Sanne, planning | Akkoord door Sanne, 07:21 |
| 09:31 | Onderweg-modus | Werkbon WB-24117 gemaakt uit een spraakbericht van 34 seconden | Kees, buitendienst | Wacht op akkoord |
| 09:40 | Kennisbank | Vraag over aanhaalmoment beantwoord met bron: Handleidingen, pagina 34 | Kees, buitendienst | Beantwoord |
| 11:02 | Inbox-collega | Klacht herkend en doorgezet; niet zelf beantwoord | automatisch | Bij een mens |
Voorbeeld van een ochtend bij een installatiebedrijf.
AVG en AI Act: wat het voor jou betekent.
Jij blijft verantwoordelijk voor de persoonsgegevens van je klanten en medewerkers. Dit zijn de regels die er het meest toe doen als je AI inzet, en hoe Traze daarop is ingericht.
Traze is verwerker, jij bent verantwoordelijk
Een partij die persoonsgegevens voor jou verwerkt, is verwerker. Daar hoort volgens de AVG een verwerkersovereenkomst bij1. Leg daarin vast waar de data staat en wat er bij stoppen gebeurt.
Niet meer gegevens dan nodig
De AVG vraagt om minimale gegevensverwerking1. Een AI-collega die een mail sorteert, heeft een BSN of IBAN niet nodig. Daarom worden die zwartgelakt voordat hij de mail leest.
Een datalek meld je binnen 72 uur
Bij een datalek moet je dat binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het geen risico oplevert12. Met het logboek zie je snel welke gegevens een AI-collega wel en niet heeft ingezien.
Het BSN is extra beschermd
Een BSN mag je alleen gebruiken als de wet dat toestaat3. Het zwartlakken voorkomt dat een AI-collega het overneemt in een concept, samenvatting of ander systeem.
Zeg het als iemand met AI praat
Sinds 2 augustus 2026 gelden de transparantieregels van de AI Act4: wie met een AI-systeem communiceert, moet dat weten. AI-collega's van Traze schrijven concepten; een mens beslist wat er verstuurd wordt.
Waarom deed de AI dit?
Elk antwoord van een AI-collega komt met de bron erbij, bijvoorbeeld een document en paginanummer, en staat in het logboek. Zo kun je een beslissing achteraf uitleggen.
Exit-garantie.
Als je stopt, gaan je instructies, kennis en geschiedenis mee, in open formaten en zonder kosten. Het abonnement is maandelijks opzegbaar, dus je zit niet vast aan een langlopend contract. Wat je in Traze hebt opgebouwd, zoals de kennisbank en de afspraken over wie wat mag, blijft van jullie.
Meer over wat het kost en hoe opzeggen werkt: prijzen.
Veelgestelde vragen
Waar staat onze data, en is Traze AVG-proof?
De data staat in de EU: Traze wordt in Europa gehost en ook de AI-verwerking gebeurt daar. Het platform is ingericht op de AVG en de AI Act: alles wordt gelogd en is uitlegbaar. Gevoelige gegevens zoals BSN en IBAN worden zwartgelakt voordat een AI-collega een mail leest, en gegevens worden niet buiten de EU verwerkt.
Wie ziet wat binnen Traze?
Iedereen ziet via Traze alleen wat hij in de eigen systemen ook mag zien. Traze neemt de rechten over uit bijvoorbeeld Exact Online, SharePoint, Google Drive of het praktijksysteem, dus er hoeft niets dubbel te worden ingesteld. Een AI-collega opent geen mappen waar de gebruiker zelf geen toegang toe heeft, en marges of financiële gegevens zijn per rol af te schermen.
Mag de AI zelf dingen versturen?
Standaard niet: wat naar buiten gaat of geld kost, krijgt eerst een akkoord van een mens. De Inbox-collega schrijft antwoorden als concept en jij drukt op versturen; per soort mail is in te stellen of dat anders mag. AI-collega's doen geen betalingen, maken geen boekingen definitief en handelen geen klachten af: klachten gaan altijd naar een mens.
Hoe lang wordt het logboek bewaard?
Twaalf maanden. In het logboek staat per actie welke AI-collega wat deed, wanneer, voor wie en op basis van welke bron, en wie akkoord gaf. Zo is elke stap terug te lezen en uit te leggen, ook aan een klant of toezichthouder.
Kunnen we eigen API-keys gebruiken?
Ja. Met eigen API-keys loopt het AI-gebruik via jullie eigen aanbieder en betaal je het daar. Waar die verwerking plaatsvindt, is dan geregeld in jullie eigen contract met die aanbieder. De rechten, het zwartlakken en het logboek van Traze werken hetzelfde.
Wat gebeurt er als we stoppen met Traze?
Als je stopt, gaan je instructies, kennis en geschiedenis mee, in open formaten en zonder kosten. Dat is de exit-garantie van Traze. Het abonnement is maandelijks opzegbaar, dus je zit niet vast aan een langlopend contract. Wat je in Traze hebt opgebouwd, zoals de kennisbank en de afspraken over wie wat mag, blijft daarmee van jullie.
Bronnen
- Verordening (EU) 2016/679, de AVG: artikel 5 (minimale gegevensverwerking), artikel 28 (verwerker) en artikel 33 (melding van een datalek binnen 72 uur): eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
- Europese Commissie, wat te doen bij een datalek: commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/rules-business-and-organisations/obligations/what-data-breach-and-what-do-we-have-do-case-data-breach_nl
- Wet algemene bepalingen burgerservicenummer: wetten.overheid.nl/BWBR0022428
- Houthoff, AI Act: transparantieverplichtingen van artikel 50 gelden sinds 2 augustus 2026 (1 september 2026): www.houthoff.com/insights/news/ai-act-transparency-obligations-and-the-ai-omnibus-regulation/
Lees verder
Zie wat AI voor
jouw bedrijf doet.
In een demo van 15 of 45 minuten laten we Traze zien met jullie eigen voorbeelden: welke collega's, welke taken, hoeveel uur.