Hoe Traze werkt
Traze is één laag boven de systemen die je al hebt. Het koppelt aan mail, agenda en bijvoorbeeld Exact Online, neemt de rechten daaruit over en geeft elke medewerker AI-collega's die het uitzoekwerk doen. Je vraagt het gewoon in WhatsApp, Teams of de mail, en wat naar buiten gaat, krijgt eerst jouw akkoord. Het streefdoel: de eerste twee AI-collega's binnen een week live.
Eén laag, drie stappen.
- 1
Koppelen
Mail, agenda en jullie systemen worden gekoppeld. Het Traze-team richt dat samen met jullie in; een eigen IT-team is niet nodig.
- 2
Rechten komen mee
Traze neemt de rechten over die al in jullie systemen staan. Wat iemand in Exact Online of SharePoint niet mag zien, laat Traze ook niet zien.
- 3
Gewoon vragen
Medewerkers vragen het in WhatsApp, Teams of de mail. Een AI-collega doet het uitzoekwerk en zet het resultaat klaar; jij geeft akkoord.
Van eerste gesprek tot het hele team.
Het streefdoel. Hoe lang het precies duurt, hangt af van het aantal koppelingen en spreken we na de demo af.
Gesprek en koppelen
We bespreken wat te veel tijd kost en koppelen mail, agenda en systemen. Jullie zeggen wie welke rol heeft; de rechten komen uit jullie systemen.
De eerste twee collega's live
Meestal de Inbox-collega en een tweede die bij jullie werk past, zoals de Planner of de Onderweg-modus. Medewerkers werken in WhatsApp, Teams en de mail die ze al gebruiken.
Het hele team
De rest van het team komt erbij. Traze stelt zelf nieuwe collega's voor als het ergens tijd ziet liggen, met de uren die het scheelt. Jij beslist.
Eén storing, van mail tot factuur.
Zo geven AI-collega's bij een installatiebedrijf het werk aan elkaar door. Voorbeeld met voorbeelddata.
Storingsmail binnen
Mevrouw Bakker mailt: de ketel doet het niet, F28 in het display. De Inbox-collega labelt de mail als storing en schrijft een antwoord als concept.
Doorgegeven aan de Planner
Kees van Dam heeft woensdag ruimte in Bunnik en het juiste certificaat. De Planner zet hem erin, zonder één telefoontje.
Akkoord en verstuurd
Sanne van de planning leest het concept, past niets aan en drukt op versturen: Kees komt woensdag tussen 08:00 en 10:00.
Werkbon ingesproken
Kees spreekt de werkbon in, ook zonder bereik in de kelder. De Onderweg-modus bewaart hem lokaal en synchroniseert zodra er weer bereik is.
Vraag aan de Kennisbank
Wat is het aanhaalmoment? 63 tot 75 Nm, met bron: installatiehandleiding in SharePoint, pagina 34. Met een seintje dat de handleiding uit 2021 is.
Klaar voor factuur
De werkbon staat met uren en materiaal klaar. Na akkoord gaat hij naar de facturatie.
Meer over de collega's in dit voorbeeld: Inbox-collega en Onderweg-modus.
De bedrijfsscan in zes stappen.
Vul op de homepage je website in en je ziet in een korte film wat Traze voor jullie zou inrichten.
- LezenTraze leest de pagina's van je website.
- Het bedrijfTraze herkent de branche en de systemen die jullie waarschijnlijk gebruiken.
- Het teamTraze stelt een team van AI-collega's voor, met een schatting van de uren per maand.
- InrichtingDe collega's worden gekoppeld aan jullie systemen en rollen; iedereen ziet alleen wat hij mag zien.
- AansturenMedewerkers vragen het gewoon in WhatsApp, Teams of de mail; jij geeft akkoord.
- RoadmapVan het eerste gesprek op dag 1 naar de eerste collega's in week 1 en het hele team in maand 1.
De scan op de homepage is een voorbeeld: je browser speelt na wat Traze op een site zou vinden, er wordt niets opgehaald of verstuurd. Uren zijn schattingen, geen klantresultaten. Naar de scan.
Wat jij doet, wat Traze doet.
Beslissen en akkoord geven
- Vertellen wat te veel tijd kost
- Zeggen wie welke rol heeft
- Akkoord geven op wat naar buiten gaat of geld kost
- Kiezen welke nieuwe collega's erbij komen
Inrichten en het uitzoekwerk
- Mail, agenda en systemen koppelen, samen met jullie
- Rechten overnemen uit jullie systemen
- Sorteren, plannen, concepten schrijven, antwoorden met bron
- Per collega meten hoeveel uur het scheelt
Hoe de rechten, het zwartlakken en het logboek werken: veiligheid en AVG. Wat het kost: prijzen.
Veelgestelde vragen
Hoe snel is Traze ingericht?
Het streefdoel is dat de eerste twee AI-collega's binnen een week live zijn en het hele team binnen een maand. Op dag 1 volgt een gesprek en worden mail, agenda en systemen gekoppeld; het Traze-team richt dat samen met jullie in, een eigen IT-team is niet nodig. Hoe lang het precies duurt, hangt af van het aantal koppelingen en wordt na de demo afgesproken.
Moeten medewerkers iets installeren?
Voor de meeste taken niet: medewerkers werken met Traze in de kanalen die ze al gebruiken, zoals WhatsApp, Teams, de mail, de pc en de telefoon. Wie onderweg een werkbon, verslag of notitie wil inspreken, ook zonder bereik, gebruikt de Onderweg-modus in de app op de telefoon. Wat zonder bereik is ingesproken, wordt later gesynchroniseerd.
Welke systemen kan Traze koppelen?
Traze koppelt aan mail, agenda en de systemen die een bedrijf al gebruikt. In de voorbeelden op deze site zijn dat onder meer Outlook, Teams, SharePoint, Google Workspace, Exact Online, Twinfield, Moneybird, Nmbrs, Realworks, Shopify, Zendesk en HubSpot. Welke koppelingen jullie nodig hebben, wordt na de demo vastgelegd. Het Traze-team richt ze samen met jullie in, tegen een vaste prijs die vooraf is afgesproken.
Mag de AI zelf dingen versturen?
Standaard niet: wat naar buiten gaat of geld kost, krijgt eerst een akkoord van een mens. De Inbox-collega schrijft antwoorden als concept en jij drukt op versturen; per soort mail is in te stellen of dat anders mag. AI-collega's doen geen betalingen, maken geen boekingen definitief en handelen geen klachten af: klachten gaan altijd naar een mens.
Lees verder
Zie wat AI voor
jouw bedrijf doet.
In een demo van 15 of 45 minuten laten we Traze zien met jullie eigen voorbeelden: welke collega's, welke taken, hoeveel uur.