Google Workspace koppelen aan AI-collega's

In Google Workspace brengt een AI-collega bij elkaar wat over Gmail, Agenda en Drive verspreid staat: hij sorteert de mail, vindt het document dat erbij hoort en zet een antwoord met vrije tijden klaar bij Concepten. Hij gebruikt daarvoor de officiële API's van Google. Versturen doet de medewerker zelf.

Bijgewerkt op 2 november 20265 minuten lezen

Een klant wil de campagne doorlopenvoorbeeld

Google WorkspaceGmail en Drive

Mail: campagne doorlopen
Drive: briefing voorjaar
Drive: HR-map

RechtenpoortRol: AccountmanagerJesse, eigen inbox

Drive: HR-mapgeen toegang

Concept: twee tijden voorgesteldwacht op akkoord

AI-collegaInbox-collega

Mail: campagne doorlopen
Drive: briefing voorjaar

Jesse ziet de mail en de briefing; de HR-map is niet met hem gedeeld en blijft bij de poort. Het concept staat in Gmail tot hij het verstuurt. Voorbeelddata.

Mail, agenda en Drive in één antwoord.

Bureaus, makelaars en jonge bedrijven werken vaak in Google Workspace. Een klantvraag komt binnen in Gmail, het antwoord staat in een map in Drive en de tijd voor een overleg in een gedeelde agenda.

Leest

Wat over Gmail, Agenda en Drive verspreid staat

GmailNieuwe mail in de gedeelde of eigen inbox, met de eerdere wisseling erbij.
Google AgendaVrij of bezet bij collega's, om een afspraak of bezichtiging voor te stellen.
Google DriveOffertes, briefings en handleidingen, om een antwoord met bron te geven.
ContactenWie de afzender is en welk project of welke woning erbij hoort.

Zet klaar

Een concept in Gmail, verder niet

Concept in GmailHet antwoord staat bij Concepten; de medewerker past aan en verstuurt.
Label of doorsturenMail naar de juiste collega of het juiste label, met een samenvatting.
Afspraak als voorstelTwee of drie vrije momenten; de uitnodiging gaat na akkoord de deur uit.
Document als eerste versieEen verslag of briefing in Drive, gemarkeerd als concept.

Voorbeeld

Een klant mailt een marketingbureau: "Kunnen we volgende week de campagne doorlopen?" De AI-collega vindt de briefing in Drive, ziet in Google Agenda dat de accountmanager dinsdag om 10:00 en donderdag om 14:00 vrij is en zet een concept-antwoord met die twee tijden klaar in Gmail.

Wat met jou gedeeld is, en niet meer.

Google werkt met OAuth-scopes per onderdeel. Scopes voor het lezen of opstellen van Gmail zijn bij Google "restricted": een app die die gegevens via eigen servers verwerkt, moet daarvoor door Google worden geverifieerd en een beveiligingsbeoordeling doorlopen.

Voorbeeld: welke acties de AI-collega per medewerker mag gebruiken in Google Workspace
Actie van de AI-collega	Milaeigenaar	Jesseaccountmanager	Lotteoffice
Gedeelde inbox lezenGmail	MilaJa	JesseJa	LotteJa
Concept-antwoord in GmailGmail, compose	MilaConcept	JesseConcept	LotteConcept
Agenda's van het team (vrij/bezet)Google Agenda	MilaJa	JesseJa	LotteJa
Klantmappen in Drive lezenDrive, gedeelde mappen	MilaJa	JesseJa	LotteNee
HR-map in Drive lezenDrive, beperkt gedeeld	MilaJa	JesseNee	LotteNee
Uitnodiging of mail versturenGmail, Google Agenda	MilaNa akkoord	JesseNa akkoord	LotteNa akkoord

Voorbeeldinstelling voor een marketingbureau; jullie zetten per medewerker zelf aan wat past. Hoe de rechtenlaag werkt: veiligheid en AVG.

Gmail verstuurt pas als jij dat doet.

Versturen

Geen mail zonder akkoord

Een antwoord blijft een concept in Gmail tot iemand het verstuurt.

Geen documenten delen buiten het bedrijf

Een AI-collega wijzigt geen deelinstellingen in Drive en stuurt geen bestanden naar buiten zonder akkoord.

Agenda

Geen afspraak namens iemand zonder akkoord

Hij stelt tijden voor; een uitnodiging versturen gebeurt na akkoord.

Toegang via de beheerconsole.

1
Toegang via OAuth
Een beheerder van jullie Google Workspace geeft Traze toegang, met alleen de scopes die de afgesproken taken nodig hebben. Intrekken kan in de beheerconsole of in het Google-account.
2
Verificatie door Google
Lezen en opstellen in Gmail zijn restricted scopes. De app van Traze moet daarom door Google zijn geverifieerd voordat hij op jullie mail werkt; hoe het daarmee staat, horen jullie in de demo.
3
Gedeelde Drives en agenda's kiezen
We spreken af welke gedeelde Drives en agenda's meedoen. Daarbinnen ziet de AI-collega alleen wat met de vrager zelf is gedeeld.
4
Concepten nakijken
De eerste weken staat elk antwoord bij Concepten en kijken jullie mee hoe de AI-collega sorteert. Daarna komt de agenda erbij.

Gmail, Calendar en de scopes van Google.

Gmail: Gmail API: concepten maken, bijwerken en als aparte stap versturen (drafts.create en drafts.send)¹.
Scopes: gmail.readonly, gmail.compose en gmail.modify zijn restricted scopes. Wie die gegevens op eigen servers opslaat of doorstuurt, moet een beveiligingsbeoordeling doorlopen².
Agenda: Google Calendar API, met een vrij/bezet-opvraging over meerdere agenda's³.
Documentatie: Google Workspace for Developers

Traze is geen partner van Google en gebruikt de API die Google openbaar aanbiedt.

Bureaus en makelaars op Google.

MarketingbureauBriefings en klantvragen uit Gmail sorteren, met de juiste documenten uit Drive erbij. MakelaardijReacties op woningen beantwoorden en bezichtigingen in Google Agenda voorstellen. WebshopKlantmail over levering en retour, met het concept-antwoord klaar in Gmail.

AI-collega's: Inbox-collega
Vaak samen met: Slack, HubSpot, Moneybird, WhatsApp
Overzicht: alle koppelingen

Veelgestelde vragen

Kan AI mijn Gmail beantwoorden?

Ja, als concept. Via de Gmail API zet een AI-collega een antwoord klaar bij Concepten. De medewerker leest het, past het aan en verstuurt het zelf.

Waarom moet een Gmail-koppeling door Google gecontroleerd worden?

Omdat Google het lezen en opstellen van mail als restricted scope ziet. Een app die die gegevens via eigen servers verwerkt, moet door Google worden geverifieerd en een beveiligingsbeoordeling doorlopen. Dat geldt voor Traze ook.

Kan een AI-collega in onze gedeelde Drive zoeken?

Ja, in de mappen die de medewerker zelf kan openen. Een HR-map die alleen met de eigenaar is gedeeld, blijft voor anderen ook via Traze dicht.

Is dit hetzelfde als Gemini in Google Workspace?

Nee. Gemini is de AI-assistent van Google zelf. Traze koppelt Google Workspace aan andere systemen, zoals Moneybird, HubSpot of WhatsApp, met rechten per medewerker en akkoord voor alles wat naar buiten gaat.

Bronnen

Google for Developers, Gmail API: Working with drafts: developers.google.com/workspace/gmail/api/guides/drafts
Google for Developers, Gmail API: Choose scopes (restricted scopes, verificatie en beveiligingsbeoordeling): developers.google.com/workspace/gmail/api/auth/scopes
Google for Developers, Google Calendar API: Freebusy query: developers.google.com/workspace/calendar/api/v3/reference/freebusy/query

Lees verder

Inbox-collegaDe Inbox-collega leest elke mail in de gedeelde inbox, zet hem door naar de juiste collega en schrijft het antwoord alvast. Jij drukt op versturen.Lees meer SlackVraag een AI-collega iets in Slack en geef met één klik akkoord. Hij leest alleen DM's en kanalen waarin hij is uitgenodigd, met de rechten van wie het vraagt.Lees meer Veiligheid en AVGTraze draait in de EU, ook de AI. Iedereen ziet alleen wat hij in je eigen systemen mag zien, BSN en IBAN worden zwartgelakt, het logboek gaat 12 maanden terug.Lees meer

Zie wat AI voor
jouw bedrijf doet.

In een demo van 15 of 45 minuten laten we Traze zien met jullie eigen voorbeelden: welke collega's, welke taken, hoeveel uur.

Scan je website