HubSpot koppelen aan AI-collega's
Het lastigste aan HubSpot is bijhouden, en dat neemt een AI-collega over: na een call zet hij een notitie, een taak en een follow-up-mail klaar bij het juiste contact en de juiste deal. Bij een vraag zoekt hij contacten, bedrijven en eerdere contactmomenten op. Traze gebruikt de CRM API van HubSpot met alleen de scopes die nodig zijn. Een deal naar een volgende fase zetten of een mail versturen gebeurt na akkoord.
- Contact: Studio Noord
- Laatste call: 28 okt
- Dealbedrag € 24.000
Dealbedrag € 24.000geen toegang
Concept: notitie en taakwacht op akkoord
- Contact: Studio Noord
- Laatste call: 28 okt
Van gespreksverslag naar CRM.
HubSpot is bij veel bureaus, recruiters en groothandels het CRM. Het is zo goed als het bijgehouden wordt, en juist dat schiet erbij in: de notitie van een call, de taak om terug te bellen, de volgende stap in een deal.
De voorgeschiedenis van een klant
- Contacten en bedrijvenBij een mail of call: wie is het, en wie heeft het contact.
- Deals en fasesWat er loopt, in welke fase, en wanneer er voor het laatst contact was.
- ActiviteitenEerdere notities, mails en afspraken, om een antwoord op voort te bouwen.
- TicketsAls jullie service in HubSpot doen.
Wat na een call blijft liggen
- Notitie na een callVan de Notulist, gekoppeld aan contact en deal.
- Taak of herinneringTerugbellen, offerte nasturen, met een datum.
- Follow-up-mail als conceptOp basis van het gesprek en de deal.
- Dealfase als voorstelBijvoorbeeld van offerte naar onderhandeling, na akkoord van de eigenaar van de deal.
Na een call met een nieuwe klant heeft de Notulist een verslag gemaakt. De AI-collega zet het als notitie bij het contact in HubSpot, maakt een taak "offerte sturen voor vrijdag" en zet een follow-up-mail klaar. Jesse leest de mail na en verstuurt hem; de deal gaat na zijn akkoord naar de fase Offerte.
Scopes per object, rechten per persoon.
HubSpot werkt met scopes per onderdeel, zoals contacten, bedrijven en deals, elk voor lezen of schrijven. Traze vraagt alleen de scopes die de afgesproken taken nodig hebben.
| Actie van de AI-collega | Milaeigenaar | Jesseaccountmanager | Lotteoffice |
|---|---|---|---|
| Contacten en bedrijven lezencrm.objects.contacts, companies | MilaJa | JesseJa | LotteJa |
| Deals en bedragen lezencrm.objects.deals | MilaJa | JesseJa | LotteNee |
| Notitie of taak toevoegenActiviteiten | MilaJa | JesseJa | LotteConcept |
| Follow-up-mail als conceptMail | MilaConcept | JesseConcept | LotteNee |
| Dealfase wijzigencrm.objects.deals, schrijven | MilaNa akkoord | JesseNa akkoord | LotteNee |
| Contacten verwijderen of samenvoegenNiet toegestaan | MilaNee | JesseNee | LotteNee |
Voorbeeldinstelling voor een marketingbureau; jullie zetten per medewerker zelf aan wat past. Hoe de rechtenlaag werkt: veiligheid en AVG.
De pipeline blijft van de accountmanager.
Geen mail of sequence zonder akkoord
Een follow-up staat als concept klaar. Een AI-collega start geen sequences of marketingmails.
Geen deal verplaatsen zonder de eigenaar
Een nieuwe fase is een voorstel; de eigenaar van de deal beslist.
Geen contacten verwijderen of samenvoegen
Dubbele contacten meldt hij; verwijderen of samenvoegen doet een mens.
Een private app of OAuth.
- 1
Private app of OAuth
Een HubSpot-beheerder geeft Traze toegang via OAuth of via een private app met een eigen toegangstoken. In beide gevallen kiezen we alleen de scopes voor de objecten die nodig zijn. Intrekken kan in de instellingen van HubSpot.
- 2
Eigenaar per contact en deal
We stellen in dat notities en taken terechtkomen bij de contacten en deals van wie de call had, en wie welke pipeline mag aanpassen.
- 3
Rechten per medewerker
Wie leest, wie concepten krijgt en wie akkoord geeft op een dealfase, leggen we vast zoals in de tabel hierboven.
- 4
Na een paar weken de balans
We kijken samen hoeveel notities en taken zonder aanpassing doorgaan, en stellen de instructies bij waar het niet klopt.
De CRM API van HubSpot.
- API
- HubSpot CRM API, met objecten als contacten, bedrijven, deals en tickets, en activiteiten als notities en taken1.
- Inloggen
- OAuth, of een private app met een eigen toegangstoken en zelf gekozen scopes2.
- Grenzen
- Bij een private app 100 tot 190 verzoeken per 10 seconden, afhankelijk van het abonnement2.
- Documentatie
- developers.hubspot.com
Traze is geen partner van HubSpot en gebruikt de API die HubSpot openbaar aanbiedt.
Waar HubSpot het klantbeeld bevat.
- AI-collega's
- Inbox-collega
- Vaak samen met
- Google Workspace, Microsoft 365, Slack
- Overzicht
- alle koppelingen
Veelgestelde vragen
Kan AI mijn HubSpot automatisch bijhouden na een call?
Ja, als voorstel. De Notulist maakt een verslag, de AI-collega zet het als notitie bij contact en deal en maakt een taak. Mails en dealfases gaan pas na akkoord.
Welke scopes vraagt Traze in HubSpot?
Alleen die voor de objecten die de afgesproken taken nodig hebben, zoals contacten, bedrijven en deals, elk voor lezen of schrijven. Heeft een taak geen tickets nodig, dan vraagt Traze die scope ook niet.
Wat is het verschil met de AI in HubSpot zelf?
HubSpot heeft eigen AI-functies voor wat in HubSpot staat. Traze koppelt HubSpot ook aan mail, documenten en de boekhouding, met rechten per medewerker.
Bronnen
- HubSpot Developers, CRM API-gids: companies (/crm/v3/objects): developers.hubspot.com/docs/api-reference/crm-companies-v3/guide
- HubSpot Developers, Private apps: overview (toegangstoken, scopes, rate limits): developers.hubspot.com/docs/apps/legacy-apps/private-apps/overview
Lees verder
Zie wat AI voor
jouw bedrijf doet.
In een demo van 15 of 45 minuten laten we Traze zien met jullie eigen voorbeelden: welke collega's, welke taken, hoeveel uur.