Microsoft 365 en Outlook koppelen aan AI-collega's

Op Microsoft 365 leest een AI-collega de algemene mailbox, zet hij elke mail door naar de juiste collega en schrijft hij het antwoord alvast als concept in Outlook. Met de agenda stelt hij vrije tijden voor. Dat gaat via Microsoft Graph, de officiële API van Microsoft 365. Het concept staat gewoon in de map Concepten; versturen doet een mens.

Bijgewerkt op 5 minuten lezen

Maandagochtend op info@voorbeeld
Microsoft 365Outlook
  • info@: storing Vermeulen
  • Agenda Kees: do 9-11 vrij
  • Mailbox directie
RechtenpoortRol: BinnendienstAnouk, gedeelde mailbox

Mailbox directiegeen toegang

Concept: antwoord aan Vermeulenwacht op akkoord

AI-collegaInbox-collega
  • info@: storing Vermeulen
  • Agenda Kees: do 9-11 vrij
Anouk ziet info@ en de vrije tijd van de planner; de mailbox van de directie blijft bij de poort. Het antwoord staat als concept in Outlook tot zij het verstuurt. Voorbeelddata.

Het sorteerwerk in Outlook.

In de meeste Nederlandse mkb-bedrijven loopt het werk via Outlook: de algemene mailbox, de agenda en de mail van klanten. Daar zit ook het meeste zoek- en sorteerwerk, en dat neemt een AI-collega over.

Leest

Wat binnenkomt en wie er vrij is

  • Gedeelde mailbox en eigen inboxNieuwe mail van klanten, met de eerdere mailwisseling erbij.
  • BijlagenPdf's, foto's en offertes, om te lezen of door te zetten naar een ander systeem.
  • Agenda's van het teamVrij of bezet, om een afspraak voor te stellen. Inhoud van afspraken alleen waar dat mag.
  • ContactpersonenWie de klant is en wie bij jullie het contact heeft.
Zet klaar

Klaar in Outlook, niet verstuurd

  • Concept-antwoord in OutlookGraph maakt een concept in de map Concepten; de medewerker past aan en drukt op versturen.
  • Mail doorzetten of labelenNaar de juiste collega of map, met een korte samenvatting erbij.
  • Afspraak als voorstelTwee of drie vrije momenten; de uitnodiging gaat pas na akkoord de deur uit.
  • Bijlage naar het juiste systeemEen inkoopfactuur naar de boekhouding, een bestelling naar de Order-collega.
Voorbeeld

Maandag 08:10 staan er 43 nieuwe mails in info@. De Inbox-collega heeft ze gesorteerd: 18 storingsmeldingen naar de planning, 9 facturen naar de administratie, 11 klantvragen met een concept-antwoord en 5 nieuwsbrieven gearchiveerd. Anouk loopt de 11 concepten door, past er twee aan en verstuurt ze.

Entra ID en de rechten van de gebruiker.

Microsoft Graph werkt met toestemmingen (zoals Mail.ReadWrite) die een beheerder in Microsoft Entra ID goedkeurt. Bij gedelegeerde toegang kan een app nooit meer dan de gebruiker zelf mag.

Voorbeeld: welke acties de AI-collega per medewerker mag gebruiken in Microsoft 365 en Outlook
Actie van de AI-collegaAnoukbinnendienstKeesplannerIngriddirectie
Gedeelde mailbox info@ lezenMail.Read op het gedeelde postvakAnoukJaKeesJaIngridJa
Eigen mailbox lezenAlleen de eigen mailboxAnoukJaKeesJaIngridJa
Directiemailbox lezenNiet gedeeldAnoukNeeKeesNeeIngridJa
Concept-antwoord makenMail.ReadWrite, createReplyAnoukConceptKeesConceptIngridConcept
Agenda van het team inzien (vrij/bezet)Calendars.ReadAnoukJaKeesJaIngridJa
Uitnodiging versturenCalendars.ReadWriteAnoukNa akkoordKeesNa akkoordIngridNa akkoord
Mail versturenMail.SendAnoukNa akkoordKeesNa akkoordIngridNa akkoord

Voorbeeldinstelling voor een installatiebedrijf; jullie zetten per medewerker zelf aan wat past. Hoe de rechtenlaag werkt: veiligheid en AVG.

Wat Outlook niet uit handen geeft.

Versturen

Geen mail de deur uit zonder akkoord

Een antwoord staat als concept in Outlook. Versturen doet de medewerker zelf, of de AI-collega na een expliciet akkoord.

Mailboxen

Geen toegang tot mailboxen die niet gedeeld zijn

De AI-collega werkt met de mailboxen van de medewerker voor wie hij werkt. De mailbox van de directie blijft dicht voor wie er normaal ook niet in kan.

Agenda

Geen uitnodiging namens iemand zonder akkoord

Vrije momenten voorstellen kan; een uitnodiging versturen of een afspraak verzetten gaat pas na akkoord.

Wat scheelt een AI-collega in jullie inbox?

Vul in hoeveel uur jullie per week kwijt zijn aan klantmail sorteren, afspraken plannen, offertes en zoeken in eigen documenten. De calculator rekent voorzichtig en draait in je browser; er gaat niets naar Microsoft of naar Traze.

AI-besparingscalculatorVul per taak in hoeveel uur jullie kwijt zijn aan klantmail sorteren, afspraken plannen, offertes en zoeken in eigen documenten, en zie wat AI-collega's realistisch schelen in uren en euro's, met een rapport als PDF. Rekent in je browser; heeft JavaScript nodig.

Uitleg, voorbeelden en bronnen: AI-besparingscalculator.

Eén keer goedkeuren in Entra ID.

  1. 1

    Toestemming in Entra ID

    Een beheerder van jullie Microsoft 365-omgeving keurt de toegang van Traze goed in Microsoft Entra ID, met de toestemmingen die we vooraf samen afspreken. Traze krijgt geen wachtwoord; intrekken kan in Entra ID.

  2. 2

    Mailboxen en regels

    We spreken af welke mailboxen meedoen, zoals info@ en planning@, en naar welke collega of map welke soort mail gaat.

  3. 3

    Per medewerker afbakenen

    Wie welke mailbox ziet en wie uitnodigingen mag laten versturen, leggen we vast zoals in de tabel hierboven.

  4. 4

    Meelezen met het sorteren

    In het begin zet de Inbox-collega alleen labels en concepten. Klopt het sorteren, dan mag hij ook doorzetten en archiveren. Elke actie staat 12 maanden in het logboek.

Microsoft Graph in het kort.

API
Microsoft Graph, één API voor Outlook-mail, agenda, contactpersonen, OneDrive, SharePoint en Teams1.
Concepten
createReply maakt een concept-antwoord dat pas met een aparte send-aanroep wordt verstuurd; daarvoor is minimaal Mail.ReadWrite nodig2.
Inloggen
OAuth 2.0 via Microsoft Entra ID. Bij gedelegeerde toegang kan een app nooit meer dan de rechten van de gebruiker3.
Documentatie
Microsoft Graph-documentatie

Traze is geen partner van Microsoft en gebruikt de API die Microsoft openbaar aanbiedt.

Waar Outlook de werkplek is.

InstallatiebedrijfStoringsmails sorteren en de planner een voorstel geven, met de vrije monteur erbij. AccountantskantoorStukken van klanten herkennen en herinneringen klaarzetten voor wie nog iets mist. AdvocatenkantoorNieuwe zaken uit de algemene mail doorzetten naar de juiste advocaat, met een samenvatting.
AI-collega's
Inbox-collega
Vaak samen met
Microsoft Teams, SharePoint en OneDrive, Exact Online, AFAS
Overzicht
alle koppelingen

Veelgestelde vragen

Kan AI mijn Outlook-mail beantwoorden?

Ja, als concept. Via Microsoft Graph maakt een AI-collega een concept-antwoord in de map Concepten van Outlook. De medewerker leest het, past het aan en verstuurt het. Zonder akkoord gaat er niets de deur uit.

Werkt het met een gedeelde mailbox zoals info@?

Ja. Een gedeelde mailbox is via Microsoft Graph te lezen, en de AI-collega zet mail door naar de juiste collega. Wie de gedeelde mailbox in Outlook niet kan openen, krijgt hem via Traze ook niet te zien.

Is dit hetzelfde als Microsoft Copilot?

Nee. Copilot is de AI-assistent van Microsoft zelf. Traze is een aparte laag die naast Microsoft 365 ook aan systemen als Exact Online, AFAS of WhatsApp koppelt, met rechten per medewerker en een akkoord voor alles wat naar buiten gaat.

Wat moet onze IT-beheerder doen?

Eén keer de toegang van Traze goedkeuren in Microsoft Entra ID, met de toestemmingen die we vooraf samen afspreken. Een eigen IT-team is verder niet nodig; het Traze-team richt de rest in.

Bronnen

  1. Microsoft Learn, Overview of Microsoft Graph: learn.microsoft.com/en-us/graph/overview
  2. Microsoft Learn, message: createReply (concept-antwoord, Mail.ReadWrite, versturen met message: send): learn.microsoft.com/en-us/graph/api/message-createreply?view=graph-rest-1.0
  3. Microsoft Learn, Overview of Selected permissions in Microsoft Graph (gedelegeerde toegang gaat nooit verder dan de rechten van de gebruiker): learn.microsoft.com/en-us/graph/permissions-selected-overview

Lees verder

Inbox-collegaDe Inbox-collega leest elke mail in de gedeelde inbox, zet hem door naar de juiste collega en schrijft het antwoord alvast. Jij drukt op versturen.Lees meerSharePoint en OneDriveAntwoord uit jullie eigen documenten, met een link naar de bron en de datum. Via Sites.Selected alleen in de SharePoint-sites die jullie zelf toewijzen.Lees meerVeiligheid en AVGTraze draait in de EU, ook de AI. Iedereen ziet alleen wat hij in je eigen systemen mag zien, BSN en IBAN worden zwartgelakt, het logboek gaat 12 maanden terug.Lees meer

Zie wat AI voor
jouw bedrijf doet.

In een demo van 15 of 45 minuten laten we Traze zien met jullie eigen voorbeelden: welke collega's, welke taken, hoeveel uur.

Scan je website