AFAS koppelen aan AI-collega's

Hoeveel verlof heb ik nog? Wie is de contactpersoon bij die klant? Met AFAS Profit gekoppeld beantwoordt een AI-collega zulke vragen zelf, en zet hij een verlofaanvraag of dossieritem als voorstel klaar. Traze leest en schrijft via de REST API van AFAS Profit. Welke gegevens er naar buiten mogen, bepalen jullie in AFAS: alleen de connectoren die aan de app connector hangen, zijn bereikbaar.

Bijgewerkt op 5 minuten lezen

Rick vraagt verlof via WhatsAppvoorbeeld
Jullie systeemAFAS Profit
  • Verlofsaldo Rick: 62 uur
  • Planning week 33
  • Salarisstrook collega
RechtenpoortRol: MonteurRick vraagt het via WhatsApp

Salarisstrook collegageen toegang

Voorstel: verlof 14 en 15 augwacht op akkoord

AI-collegaHR-collega
  • Verlofsaldo Rick: 62 uur
  • Planning week 33
Rick ziet zijn eigen saldo en de planning; salarisgegevens van collega's blijven bij de poort. De verlofaanvraag gaat pas naar AFAS na zijn akkoord, en de leidinggevende keurt hem daar zelf goed. Voorbeelddata.

Vragen die nu bij HR en de administratie landen.

AFAS Profit draait bij veel middelgrote bedrijven de HR, de salarisadministratie en vaak ook de financiële administratie. De vragen erover komen bij HR en de administratie terecht. Een AI-collega beantwoordt ze, met de rechten van wie het vraagt.

Leest

Uit de GetConnectors die jullie vrijgeven

  • Eigen verlofsaldo en verlofaanvragenVoor de medewerker zelf; leidinggevenden zien hun team.
  • Medewerkergegevens voor HRFunctie, afdeling, contract en verjaardag, alleen voor wie dat mag zien.
  • Relaties en contactpersonenBij een mail of telefoontje, zonder dat iemand AFAS opent.
  • Projecten en nacalculatieUren en kosten per project, als jullie die in AFAS bijhouden.
  • Facturen en openstaande postenWie nog moet betalen en welke factuur bij welke vraag hoort.
Zet klaar

Mutaties als voorstel

  • Verlofaanvraag als voorstelDe medewerker vraagt het in Teams of WhatsApp; de aanvraag komt klaar te staan en gaat na zijn akkoord naar AFAS, waar de leidinggevende hem goedkeurt zoals altijd.
  • Dossieritem bij een medewerker of relatieEen gespreksverslag of afspraak, met de bijlage erbij, na akkoord vastgelegd.
  • Adres- of contactwijzigingUit een mail van een klant of medewerker, als voorstel voor de administratie.
  • Uren op een projectUit een ingesproken werkbon van de Onderweg-modus, klaar voor controle.
Voorbeeld

Monteur Rick appt op vrijdagmiddag: "Hoeveel verlofuren heb ik nog, en kan ik 14 en 15 augustus vrij?" De AI-collega leest zijn eigen saldo uit AFAS (62 uur), ziet in de planning dat er die dagen nog twee collega's zijn ingepland en zet de aanvraag klaar. Rick tikt op akkoord; zijn leidinggevende keurt hem in AFAS goed. Salarisgegevens van collega's krijgt Rick nooit te zien, ook niet als hij ernaar vraagt.

De app connector als buitengrens.

In AFAS bepaal je zelf welke GetConnectors (lezen) en UpdateConnectors (schrijven) er bestaan en welke velden erin zitten. Aan de app connector hangt een gebruikersgroep: alleen gebruikers uit die groep kunnen de REST-services aanroepen.

Voorbeeld: welke acties de AI-collega per medewerker mag gebruiken in AFAS
Actie van de AI-collegaMariekeHRPauladministratieRickmonteur
Eigen verlofsaldo lezenGetConnector verlof, alleen eigen regelsMariekeJaPaulJaRickJa
Verlof van het team lezenGetConnector verlofMariekeJaPaulNeeRickNee
Medewerkergegevens lezenGetConnector medewerkersMariekeJaPaulNeeRickNee
Relaties en facturen lezenGetConnectors relaties en facturenMariekeJaPaulJaRickNee
Verlofaanvraag indienenUpdateConnector verlofMariekeNa akkoordPaulNa akkoordRickNa akkoord
Dossieritem vastleggenUpdateConnector dossierMariekeNa akkoordPaulNa akkoordRickNee
Salarisgegevens lezenNiet vrijgegeven in de app connectorMariekeNeePaulNeeRickNee

Voorbeeldinstelling voor een installatiebedrijf met AFAS voor HR en financiën; jullie zetten per medewerker zelf aan wat past. Hoe de rechtenlaag werkt: veiligheid en AVG.

De AFAS-workflow blijft zoals hij is.

Salaris

Geen loon- of salarisgegevens tenzij jullie die vrijgeven

Wat niet in een GetConnector zit, kan Traze niet lezen. Wij adviseren salaris buiten de koppeling te houden; HR kijkt daarvoor in AFAS zelf.

Mutaties

Geen wijziging in AFAS zonder akkoord

Elke UpdateConnector-aanroep, van verlofaanvraag tot adreswijziging, staat eerst als voorstel klaar en gaat pas na akkoord naar AFAS.

Goedkeuren

Geen goedkeuring namens een leidinggevende

Een verlofaanvraag indienen kan, goedkeuren niet. De workflow in AFAS blijft zoals hij is.

Een app connector voor Traze.

  1. 1

    App connector inrichten

    De AFAS-beheerder maakt in Profit een app connector voor Traze aan en hangt daar alleen de afgesproken GetConnectors en UpdateConnectors aan, met een gebruikersgroep erbij.

  2. 2

    Token genereren

    Daarna genereert de beheerder een token voor die app connector en geeft het aan Traze. Intrekken kan door het token of de app connector in AFAS te verwijderen.

  3. 3

    Velden nalopen

    We lopen per GetConnector samen na welke velden erin zitten. Wat niet nodig is, zoals salaris, gaat eruit voordat er iets live gaat.

  4. 4

    Met één soort vraag beginnen

    We starten met één onderwerp, bijvoorbeeld verlof. Werkt dat, dan komen relaties, projecten en facturen erbij.

Profit Rest Services.

API
AFAS Profit REST API (Profit Rest Services). Lezen gaat via GetConnectors, schrijven via UpdateConnectors1.
Inloggen
Een token dat geldt voor een combinatie van omgeving, app connector, gebruiker en device2. Het wordt Base64-gecodeerd in de header meegestuurd3.
Rechten
Aan de app connector hangt een gebruikersgroep; alleen gebruikers uit die groep kunnen de REST-services aanroepen4.
Documentatie
AFAS Help: REST API voor ontwikkelaars

Traze is geen partner van AFAS Software en gebruikt de API die AFAS Software openbaar aanbiedt.

Bedrijven met AFAS voor HR.

InstallatiebedrijfVerlof en uren van monteurs, gevraagd via WhatsApp, zonder dat HR ertussen hoeft. BouwbedrijfProjecten en nacalculatie uit AFAS bij een vraag van de uitvoerder. RecruitmentbureauMedewerker- en contractgegevens voor HR, afgeschermd voor de rest van het team.
AI-collega's
Inbox-collega, Onderweg-modus
Vaak samen met
Microsoft 365, Microsoft Teams, WhatsApp, Exact Online
Overzicht
alle koppelingen

Veelgestelde vragen

Kan een AI-collega salarisgegevens uit AFAS zien?

Alleen als jullie een GetConnector met salarisgegevens aan de app connector hangen. Wij adviseren dat niet te doen. Zonder die connector kan Traze er technisch niet bij, wat iemand ook vraagt.

Kunnen medewerkers via WhatsApp of Teams verlof aanvragen in AFAS?

Ja, als voorstel. De medewerker vraagt het, de AI-collega leest het saldo en zet de aanvraag klaar. Na zijn akkoord gaat hij via een UpdateConnector naar AFAS, waar de leidinggevende hem goedkeurt zoals altijd.

Werkt Traze met AFAS SB of alleen met Profit?

Deze pagina gaat over AFAS Profit en de Profit REST Services. Of een koppeling met jullie AFAS-omgeving past, bekijken we in de demo.

Bronnen

  1. AFAS Help, REST API voor ontwikkelaars (overzicht Profit Rest Services, GetConnectors en UpdateConnectors): help.afas.nl/help/NL/SE/App_Cnr_Rest_Api.htm
  2. AFAS Help, Token genereren voor de Profit Rest Services: help.afas.nl/Help/NL/SE/App_Cnr_Rest_Token.htm
  3. AFAS Help, Connector aanroepen via Profit Rest Service (token Base64-encoded in de header): help.afas.nl/help/NL/SE/App_Cnr_Rest_Call.htm
  4. AFAS Help, App connector toevoegen voor Profit Rest Service (gebruikersgroep): help.afas.nl/help/NL/SE/App_Cnr_Rest_Appcon.htm

Lees verder

Exact OnlineOpenstaande posten opzoeken, herinneringen en verkooporders als concept: zo werkt een AI-collega in Exact Online. Boeken blijft bij de administratie.Lees meerVeiligheid en AVGTraze draait in de EU, ook de AI. Iedereen ziet alleen wat hij in je eigen systemen mag zien, BSN en IBAN worden zwartgelakt, het logboek gaat 12 maanden terug.Lees meerOnderweg-modusPraat onderweg, Traze schrijft. Werkbon, bezichtigingsverslag of behandelnotitie staat klaar voordat je weer instapt. Werkt ook zonder bereik.Lees meer

Zie wat AI voor
jouw bedrijf doet.

In een demo van 15 of 45 minuten laten we Traze zien met jullie eigen voorbeelden: welke collega's, welke taken, hoeveel uur.

Scan je website