Exact Online koppelen aan AI-collega's

Een AI-collega die aan Exact Online hangt, zoekt openstaande posten, facturen en projecturen op en zet herinneringen, verkooporders en boekvoorstellen klaar als concept. De koppeling loopt via de REST API’s van Exact Online, met OAuth 2.0. Per medewerker staat vast welke van die acties mogen. Boeken, betalen en een factuur versturen blijven mensenwerk.

Bijgewerkt op 2 november 20265 minuten lezen

Lisa vraagt naar openstaande postenvoorbeeld

Jullie systeemExact Online

Openstaande posten Bakker BV
Factuur 2026-0412
Projectmarge Lindenlaan 12

RechtenpoortRol: AdministratieLisa vraagt het in Teams

Projectmarge Lindenlaan 12geen toegang

Concept: herinnering aan Bakker BVwacht op akkoord

AI-collegaInbox-collega

Openstaande posten Bakker BV
Factuur 2026-0412

Lisa mag openstaande posten zien, de projectmarge niet; die blijft bij de poort staan. De herinnering die de AI-collega schrijft, gaat pas naar de klant na haar akkoord. Voorbeelddata.

Van debiteurenlijst tot verkooporder.

Bij veel installatie-, bouw- en handelsbedrijven is Exact Online het hart van de administratie. Een AI-collega gebruikt het om vragen te beantwoorden en werk klaar te zetten, zodat niemand meer hoeft te zoeken of over te typen.

Leest

Wat de administratie nu zelf opzoekt

Verkoopfacturen en openstaande postenWie nog niet heeft betaald, hoe lang al, en welke factuur bij welke mail hoort.
Relaties en contactpersonenDe klantgegevens bij een binnenkomende mail of WhatsApp, zonder dat iemand Exact opent.
Projecten en urenHoeveel uur er op een project staat en wat nog niet is gefactureerd.
Artikelen en prijzenVoor een offerte, of een vraag over prijs en voorraad.
Inkoopboekingen en documentenOf een leveranciersfactuur al binnen is, en waar de pdf staat.

Zet klaar

Klaar om te controleren

Concept-verkooporder uit een mail of pdfDe Order-collega leest de bestelling en zet hem klaar; verkoop controleert.
Betalingsherinnering als conceptPer klant, met de openstaande facturen erbij.
Boekvoorstel voor een inkoopfactuurGrootboek, btw-code en project voorgesteld; de administratie boekt.
Uren op een projectUit een ingesproken werkbon van de Onderweg-modus, klaar voor controle.
Concept-verkoopfactuurVan een afgeronde werkbon; versturen gebeurt pas na akkoord.

Voorbeeld

Lisa van de administratie vraagt in Teams: "Welke klanten staan langer dan 30 dagen open?" De AI-collega haalt de openstaande posten uit Exact Online, groepeert ze per klant en zet zes herinneringen als concept klaar. Lisa haalt er één uit, omdat die klant gisteren al belde, en verstuurt de andere vijf.

De marge blijft bij wie hem mag zien.

In Exact Online bepaal je al per gebruiker wat iemand mag zien en doen. De koppeling werkt met de rechten van het Exact-account waarmee hij is goedgekeurd.

Voorbeeld: welke acties de AI-collega per medewerker mag gebruiken in Exact Online
Actie van de AI-collega	Ingriddirectie	Lisaadministratie	Keesbuitendienst
Facturen en openstaande posten lezenVerkoopfacturen, debiteuren	IngridJa	LisaJa	KeesNee
Projectmarges lezenProjecten, kosten en opbrengsten	IngridJa	LisaNee	KeesNee
Eigen projecturen lezenProjecturen	IngridJa	LisaJa	KeesJa
Concept-verkooporder makenVerkooporders	IngridConcept	LisaConcept	KeesNee
Herinnering klaarzettenVerkoopfacturen en mail	IngridConcept	LisaConcept	KeesNee
Uren boeken op een projectProjecturen	IngridConcept	LisaConcept	KeesNa akkoord
Verkoopfactuur versturenVerkoopfacturen, verzenden	IngridNa akkoord	LisaNa akkoord	KeesNee

Voorbeeldinstelling voor een installatiebedrijf; jullie zetten per medewerker zelf aan wat past. Hoe de rechtenlaag werkt: veiligheid en AVG.

Boeken en betalen blijven bij de administratie.

Boeken

Geen definitieve boekingen

Een AI-collega maakt een boekvoorstel. Het definitief maken in Exact Online doet iemand van de administratie.

Geld

Geen betalingen of betaalbatches

Openstaande inkoopfacturen zet hij op een rij. Een betaalopdracht aanmaken of naar de bank sturen doet hij niet.

Klanten

Geen factuur of herinnering zonder akkoord

Facturen en herinneringen staan als concept klaar. Pas na akkoord gaan ze de deur uit.

Van eerste login tot logboek.

1
Toegang via OAuth
Iemand met beheerrechten in Exact Online logt in en kiest de administratie waar Traze bij mag. Traze krijgt geen wachtwoord, en de toegang trek je in Exact Online weer in.
2
De Exact-rechten als ondergrens
Per medewerker zetten we aan welke acties de AI-collega gebruikt, zoals in de tabel hierboven. Wie in Exact Online geen marges ziet, krijgt ze via Traze ook niet.
3
Eerst alleen concepten
Herinneringen, orders en boekvoorstellen komen klaar te staan, maar er wordt niets verstuurd of geboekt. De administratie keurt; wij schaven aan grootboekvoorstellen en btw-codes tot ze kloppen.
4
In gebruik, met logboek
Daarna vraagt het team het in Teams of WhatsApp. Elke actie in Exact Online staat 12 maanden in het logboek, met de bron en wie akkoord gaf.

Wat de REST API van Exact biedt.

API: Exact Online biedt REST API’s voor onder meer financiën, verkoop, inkoop, CRM en relaties, artikelen, facturen en projecten¹. Welke gegevens een koppeling kan ophalen, hangt af van de gebruikte onderdelen en de rechten van de gebruiker¹.
Inloggen: OAuth 2.0: de klant geeft bij het koppelen zelf toestemming¹. Traze krijgt een toegangstoken, nooit een wachtwoord.
Versturen: Een factuur of herinnering versturen is in Traze een aparte stap, die pas na akkoord van een medewerker gebeurt.
Zuinig: Traze haalt alleen op wat een taak nodig heeft, met de rechten van het Exact-account waarmee de koppeling is goedgekeurd.
Documentatie: Exact: integreer jouw apps met Exact Online

Traze is geen partner van Exact en gebruikt de API die Exact openbaar aanbiedt.

Bedrijven waar Exact Online de spil is.

InstallatiebedrijfVan storingsmail tot werkbon en factuur, met de uren uit de Onderweg-modus. BouwbedrijfProjecturen, meerwerk en inkoopfacturen per project, met de marge voor wie die mag zien. GroothandelBestellingen uit mail en pdf als concept-verkooporder, met voorraad en prijs erbij.

AI-collega's: Inbox-collega, Onderweg-modus
Vaak samen met: Microsoft 365, SharePoint en OneDrive, WhatsApp, AFAS
Overzicht: alle koppelingen

Veelgestelde vragen

Kan ChatGPT of Copilot in mijn Exact Online kijken?

Niet zonder koppeling. Een algemene AI-assistent kan alleen bij je administratie als er een koppeling via de API is gebouwd. Traze is zo'n laag: het koppelt via de API van Exact Online, houdt rekening met de rechten per medewerker en zet alles als concept klaar.

Ziet een AI-collega ook marges als ik die niet mag zien?

Nee. Een AI-collega werkt met de rechten van de medewerker voor wie hij werkt. Mag die medewerker geen projectmarges zien, dan kan de AI-collega die voor hem ook niet opvragen of gebruiken in een antwoord.

Mag de AI zelf boeken of betalen in Exact Online?

Nee. Een AI-collega maakt boekvoorstellen en zet openstaande posten op een rij, maar definitief boeken en betalen doet altijd een mens.

Bronnen

Exact, Integreer jouw apps met Exact Online (ontwikkelaarspagina: REST API’s, OAuth 2.0, beschikbare gegevens): www.exact.com/nl/app-store/developer

Lees verder

MoneybirdInkoopfacturen uit de mail als concept in Moneybird en vragen over facturen beantwoord door een AI-collega. Versturen en betalingen registreren na akkoord.Lees meer Factuur met betaal-QRMaak gratis een factuur als pdf met een betaal-QR (EPC/SEPA) die je klant met zijn bankapp scant. Btw 21%, 9%, 0% of verlegd. Geen account, alles in je browser.Lees meer Veiligheid en AVGTraze draait in de EU, ook de AI. Iedereen ziet alleen wat hij in je eigen systemen mag zien, BSN en IBAN worden zwartgelakt, het logboek gaat 12 maanden terug.Lees meer

Zie wat AI voor
jouw bedrijf doet.

In een demo van 15 of 45 minuten laten we Traze zien met jullie eigen voorbeelden: welke collega's, welke taken, hoeveel uur.

Scan je website