SharePoint en OneDrive koppelen aan AI-collega's
Gekoppeld aan SharePoint en OneDrive vindt een AI-collega het antwoord in jullie eigen documenten, met de bron erbij: een link naar het document en de datum ervan. Hij werkt via Microsoft Graph. Met Sites.Selected komt Traze alleen in de sites die jullie expliciet toewijzen, en een medewerker ziet via Traze niets wat hij in SharePoint zelf niet kan openen.
- Bestek Lindenlaan 12, H22
- Procedure valbeveiliging
- Site Directie: begroting
Site Directie: begrotinggeen toegang
Antwoord met bron en datumwacht op akkoord
- Bestek Lindenlaan 12, H22
- Procedure valbeveiliging
Zoeken zonder door mappen te klikken.
Bij accountants, advocaten en bouwbedrijven staat de kennis in SharePoint: dossiers, bestekken, procedures en eerdere adviezen. Wie iets zoekt, klikt door vijf mappen of vraagt het een collega. Een AI-collega zoekt het op en noemt de bron.
De juiste versie van het juiste document
- Documenten en dossiersWord, pdf, Excel en PowerPoint in de sites die zijn toegewezen.
- Versie en datumZodat een antwoord uit de meest recente versie komt, met de datum erbij.
- LijstenBijvoorbeeld een lijst met projecten, klanten of procedures in SharePoint.
- Eigen OneDriveAlleen voor de medewerker zelf, als jullie dat aanzetten.
Nieuw werk in een conceptmap
- Antwoord met bronMet een link naar het document en de passage waar het staat.
- Eerste versie van een documentEen verslag of memo in een conceptmap, op basis van eerdere documenten.
- Bijlage opslaan in het juiste dossierEen stuk uit de mail, als voorstel in de juiste map.
Een uitvoerder vraagt in Teams: "Welke dakisolatie staat in het bestek van Lindenlaan 12?" De AI-collega zoekt in de projectsite, vindt het bestek van 3 maart, hoofdstuk 22, en antwoordt: "PIR 140 mm, Rc 6,3", met een link naar de pagina.
Per site toegewezen, nooit alles.
Met de toestemming Sites.Selected heeft een app in eerste instantie nergens toegang: een beheerder moet per site expliciet een rol toewijzen. En bij gedelegeerde toegang kan een app nooit verder dan de rechten van de gebruiker zelf.
| Actie van de AI-collega | Ingriddirectie | Bartuitvoerder | Fatimaadministratie |
|---|---|---|---|
| Projectsites lezenSites.Selected, rol read | IngridJa | BartJa | FatimaJa |
| Site Directie lezenNiet toegewezen aan Bart en Fatima | IngridJa | BartNee | FatimaNee |
| Procedures en handboek lezenSites.Selected, rol read | IngridJa | BartJa | FatimaJa |
| Concept opslaan in conceptmapSites.Selected, rol write | IngridConcept | BartConcept | FatimaConcept |
| Document wijzigen of verwijderenNiet toegestaan | IngridNee | BartNee | FatimaNee |
Voorbeeldinstelling voor een bouwbedrijf; jullie zetten per medewerker zelf aan wat past. Hoe de rechtenlaag werkt: veiligheid en AVG.
Een vastgesteld document blijft zoals het is.
Geen bestaande documenten overschrijven
Een AI-collega maakt nieuwe concepten in een aparte map. Een vastgesteld document wijzigt of verwijdert hij niet.
Geen deellinks naar buiten
Hij verandert geen deelinstellingen en stuurt geen documenten naar externen zonder akkoord.
Geen omweg langs SharePoint-rechten
Een site of map die een medewerker niet kan openen, blijft via Traze ook dicht.
Sites.Selected, site voor site.
- 1
Sites.Selected goedkeuren
Een beheerder keurt in Microsoft Entra ID de toestemming Sites.Selected goed. Daarmee heeft Traze nog nergens toegang.
- 2
Sites toewijzen
Per site wijst de beheerder een rol toe: lezen voor projectsites en het handboek, schrijven alleen voor een conceptmap. Sites die niet zijn toegewezen, blijven dicht. Intrekken kan per site.
- 3
Proefvragen uit de praktijk
We verzamelen vragen die collega's echt stellen en kijken of het antwoord de juiste versie en de juiste passage noemt.
- 4
Vragen waar het team al werkt
Daarna stelt het team zijn vragen in Teams of WhatsApp. Elk antwoord noemt het document en de datum, zodat iemand kan nakijken waar het vandaan komt.
SharePoint via Microsoft Graph.
- API
- Microsoft Graph, met SharePoint-sites, -lijsten en -bibliotheken en OneDrive1.
- Per site
- Sites.Selected geeft na toestemming nog geen toegang; een beheerder wijst per site een rol toe (read, write, owner of fullcontrol)2.
- Gedelegeerd
- Bij gedelegeerde toegang gaat de app nooit verder dan de rechten van de gebruiker2.
- Documentatie
- Microsoft Graph: werken met SharePoint-sites
Traze is geen partner van Microsoft en gebruikt de API die Microsoft openbaar aanbiedt.
Kantoren met veel dossiers.
- AI-collega's
- Inbox-collega, Onderweg-modus
- Vaak samen met
- Microsoft 365, Microsoft Teams, Exact Online
- Overzicht
- alle koppelingen
Veelgestelde vragen
Kan AI in mijn SharePoint zoeken?
Ja. Via Microsoft Graph zoekt een AI-collega in de sites die jullie toewijzen en geeft hij antwoord met een link naar het document. Hij ziet alleen wat de medewerker die het vraagt zelf kan openen.
Krijgt Traze toegang tot al onze SharePoint-sites?
Nee. Met Sites.Selected heeft Traze na toestemming nog nergens toegang. Een beheerder wijst per site een rol toe; sites die niet zijn toegewezen, blijven dicht.
Wijzigt een AI-collega onze documenten?
Nee. Hij leest, en maakt nieuwe concepten in een aparte map. Bestaande documenten overschrijven of verwijderen doet hij niet.
Bronnen
- Microsoft Learn, Working with SharePoint sites in Microsoft Graph: learn.microsoft.com/en-us/graph/api/resources/sharepoint
- Microsoft Learn, Overview of Selected permissions in Microsoft Graph (Sites.Selected, rollen, gedelegeerde toegang): learn.microsoft.com/en-us/graph/permissions-selected-overview
Lees verder
Zie wat AI voor
jouw bedrijf doet.
In een demo van 15 of 45 minuten laten we Traze zien met jullie eigen voorbeelden: welke collega's, welke taken, hoeveel uur.