Wat moet er op een factuur staan?
Een geldige factuur bevat elf verplichte gegevens: namen en adressen, je btw-id, KVK-nummer, factuurdatum, een doorlopend nummer, wat en wanneer je leverde, het bedrag exclusief btw, het tarief en het btw-bedrag. Je stuurt hem uiterlijk op de 15e van de maand na de levering en bewaart hem zeven jaar. Voor bedragen tot € 100, verlegde btw en de KOR gelden afwijkende regels.
De elf verplichte gegevens.
Wijs een regel aan en zie waar hij op de factuur staat. Het voorbeeld is verzonnen; de eisen zijn die van de Belastingdienst.
Mist een van deze elf gegevens, dan voldoet de factuur niet aan de btw-regels.
De Belastingdienst noemt ze als minimum voor elke factuur aan een ondernemer1. Je klant heeft een correcte factuur nodig om de btw terug te vragen; een fout kost hem dus geld, en jou vaak een betaling die blijft liggen.
- Factuur
- 2026-0147
- Datum
- 3 november 2026
- Geleverd
- 27 oktober 2026
| Omschrijving | Aantal | Prijs | Bedrag |
|---|---|---|---|
| Ontwerp verpakking, 3 varianten | 12 uur | € 85,00 | € 1.020,00 |
| Drukproef | 1 | € 60,00 | € 60,00 |
- Totaal excl. btw
- € 1.080,00
- Btw 21%
- € 226,80
- Te betalen
- € 1.306,80
Graag binnen 30 dagen op NL91 ABNA 0417 1643 00 o.v.v. 2026-0147. Scan de code met je bankapp.
Wat níet verplicht is maar wel helpt: een betaaltermijn, je IBAN, een omschrijving die je klant herkent en een betaal-QR. Een factuur zonder IBAN is geldig, maar wordt later betaald.
Wanneer en hoe lang.
Bewaar facturen zeven jaar; facturen over onroerend goed, zoals een bedrijfspand, tien jaar. Bewaar ze in de vorm waarin je ze verstuurde of ontving. Een scan mag, als die volledig en leesbaar is3.
Uitzonderingen die vaak voorkomen.
Kies je situatie.
Tot € 100
Is het factuurbedrag maximaal € 100 inclusief btw, of gaat het om een creditnota, dan mag een vereenvoudigde factuur2. Volgens de KVK staan daarop: de datum, je naam en adresgegevens, wat je leverde en het btw-bedrag4.
Btw verlegd
Bij verlegging betaalt je klant de btw in plaats van jij. Dat gebeurt bijvoorbeeld bij onderaanneming in de bouw en bij diensten aan ondernemers in andere EU-landen2.
- Zet “btw verlegd” op de factuur.
- Vermeld het btw-id van je klant, met landcode.
- Reken geen btw: je toont het bedrag zonder btw5.
Kleineondernemersregeling
Met de KOR reken je geen btw. Je bent dan niet verplicht een factuur te sturen; doe je het wel, zet er dan geen btw-percentage of -bedrag op en vermeld dat je de KOR toepast4. Houd alle betalingen wel traceerbaar in je administratie.
Buitenland en overheid
Bij zakendoen met het buitenland gelden extra eisen1. Factureer je aan de Rijksoverheid, dan moet het een e-factuur zijn; een pdf wordt niet geaccepteerd3. Een e-factuur gaat van jouw systeem naar dat van je klant, en zakelijke klanten moeten daar nu nog mee instemmen. Dat gaat veranderen: zie e-facturatie wordt verplicht.
Samenvatting; de volledige lijst met aangepaste regels staat bij de Belastingdienst.
Maak een factuur met betaal-QR.
Gratis, zonder account, rekent in je browser. De QR-code volgt de Europese standaard EPC069-12 en is te scannen met de meeste bankapps.
De betaal-QR bevat je naam, IBAN, het bedrag en het factuurnummer als omschrijving, volgens de richtlijn van de European Payments Council6. Je klant hoeft niets over te typen, en jij krijgt een betaling met het juiste kenmerk. Werk je met een boekhoudpakket, dan kun je het factuurnummer en de status daar laten bijhouden, bijvoorbeeld in Moneybird, Exact Online of SnelStart.
Fouten die betaling vertragen.
Een gat in de nummering
Nummers moeten opvolgend zijn en elk nummer mag maar één keer1. Laat je boekhoudpakket nummeren in plaats van zelf op te hogen.
Omzetbelastingnummer in plaats van btw-id
Op de factuur hoort je btw-identificatienummer, met NL ervoor1. Eenmanszaken hebben daarnaast een omzetbelastingnummer voor de aangifte; dat hoort niet op een factuur.
Geen leverdatum
Ook als die gelijk is aan de factuurdatum is het verstandig hem te noemen. Bij een vooruitbetaling vermeld je de datum van die betaling.
Een vage omschrijving
“Werkzaamheden oktober” zegt je klant weinig. Een omschrijving die hij herkent, voorkomt een mail met vragen en dus een week vertraging.
Een factuur is pas omzet als hij betaald is. Wat je mag doen als dat niet gebeurt, staat in betaaltermijn, herinnering en incassokosten.
Veelgestelde vragen
Wat moet er verplicht op een factuur?
Elf gegevens: je naam en die van je klant, beide adressen, je btw-identificatienummer, je KVK-nummer, de factuurdatum, een uniek doorlopend factuurnummer, wat je leverde, de leverdatum, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Bij handel met het buitenland komen er gegevens bij.
Binnen welke termijn moet ik factureren?
Uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je leverde. Rond je een klus af op 5 augustus, dan moet de factuur er uiterlijk op 15 september zijn.
Wat is een vereenvoudigde factuur?
Een factuur van maximaal € 100 inclusief btw, of een creditnota, mag minder gegevens bevatten. Volgens de KVK staan erop: de datum, je naam en adres, wat je leverde en het btw-bedrag.
Wat zet ik op een factuur met btw verlegd?
De tekst “btw verlegd” en het btw-identificatienummer van je klant, met landcode. Je rekent zelf geen btw: je vermeldt het bedrag zonder btw, en je klant geeft de btw aan.
Hoe lang moet ik facturen bewaren?
Zeven jaar, en tien jaar voor facturen over onroerend goed, zoals een bedrijfspand. Bewaar ze in de vorm waarin je ze verstuurde of ontving; een volledige scan mag.
Bronnen
- Belastingdienst, Factuureisen (verplichte gegevens op een factuur): www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/
- Belastingdienst, Aangepaste regels voor facturen (onder meer vereenvoudigde factuur tot € 100 inclusief btw, verleggingsregeling, KOR): www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/aangepaste_regels_facturen/aangepaste_regels_voor_facturen
- Ondernemersplein (KVK en overheid), Facturen maken en versturen (uiterlijk de 15e van de volgende maand, bewaren 7 jaar, onroerend goed 10 jaar, e-factuur): ondernemersplein.overheid.nl/wetten-en-regels/facturen-maken-en-versturen/
- KVK, Een factuur maken in 4 stappen (vereenvoudigde factuur, KOR, doorlopende nummering): www.kvk.nl/starten/een-factuur-maken-in-4-stappen/
- ZZP Nederland, Btw verlegd (vermelding “btw verlegd” en btw-id van de afnemer): www.zzp-nederland.nl/kennisbank/btw-verlegd
- European Payments Council, EPC069-12 v3.0, Quick Response Code: guidelines to enable data capture for the initiation of an SCT: europeanpaymentscouncil.eu/sites/default/files/kb/file/2022-09/EPC069-12%20v3.0%20Quick%20Response%20Code%20-%20Guidelines%20to%20Enable%20the%20Data%20Capture%20for%20the%20Initiation%20of%20an%20SCT_0.pdf
Lees verder
Zie wat AI voor
jouw bedrijf doet.
In een demo van 15 of 45 minuten laten we Traze zien met jullie eigen voorbeelden: welke collega's, welke taken, hoeveel uur.