Zakelijke mail koppelen via IMAP en SMTP

Ook als jullie mail niet in Microsoft 365 of Google zit, kan een AI-collega de inbox sorteren en antwoorden als concept klaarzetten. Traze gebruikt daarvoor IMAP en SMTP, de open standaarden die vrijwel elke mailprovider ondersteunt. Het concept staat in de map Concepten van jullie eigen mailprogramma; versturen doet een mens.

Bijgewerkt op 5 minuten lezen

Een ochtend op info@voorbeeld
Mailbox via IMAPinfo@hotel
  • Vraag: groep van 14, glutenvrij
  • Boeking bevestigd, kamer 12
  • administratie@: loonstroken
RechtenpoortRol: ReceptieSara, info@

administratie@: loonstrokengeen toegang

Concept in map Conceptenwacht op akkoord

AI-collegaInbox-collega
  • Vraag: groep van 14, glutenvrij
  • Boeking bevestigd, kamer 12
Sara werkt met info@; de mailbox van de administratie blijft bij de poort. Het antwoord staat in Concepten tot zij het verstuurt. Voorbeelddata.

Mail bij de hostingpartij, toch gesorteerd.

Veel restaurants, praktijken en kleine webshops hebben hun mail bij de hostingpartij van hun website. Daar is geen Microsoft Graph of Gmail API, maar wel IMAP en SMTP. Dat is genoeg voor het belangrijkste werk: lezen, sorteren en een concept klaarzetten.

Leest

Wat binnenkomt op info@

  • Inbox en mappenNieuwe mail, de eerdere wisseling en de map waarin hij staat.
  • BijlagenEen reservering als pdf, een verwijzing of een factuur van een leverancier.
  • Afzender en onderwerpOm te herkennen wat het is: een vraag, een reservering, een klacht of een factuur.
Zet klaar

In jullie eigen map Concepten

  • Concept-antwoordVia IMAP in de map Concepten, gemarkeerd als concept; jullie openen het in je eigen mailprogramma en versturen.
  • Verplaatsen en markerenNaar de juiste map, of gemarkeerd voor een collega.
  • Factuur naar de boekhoudingEen inkoopfactuur uit de mail als voorstel naar Moneybird, e-Boekhouden.nl of SnelStart.
Voorbeeld

Een hotel krijgt 's ochtends 26 mails op info@. De AI-collega zet de 9 vragen over groepen en allergieën met een concept-antwoord in Concepten, verplaatst 6 boekingsbevestigingen naar de map Reserveringen en zet 4 leveranciersfacturen als boekvoorstel klaar. Sara opent haar mailprogramma, loopt de concepten na en verstuurt ze.

Rechten per mailbox, niet per map.

IMAP kent geen rechten per onderdeel: wie inlogt, ziet de hele mailbox. Daarom koppelt Traze per mailbox en legt de rechtenlaag van Traze vast welke medewerker welke mailbox en welke acties via een AI-collega mag gebruiken.

Voorbeeld: welke acties de AI-collega per medewerker mag gebruiken in E-mail (IMAP en SMTP)
Actie van de AI-collegaAhmeteigenaarSarareceptieTomkeuken
info@ lezenMailbox info@AhmetJaSaraJaTomNee
administratie@ lezenMailbox administratie@AhmetJaSaraNeeTomNee
Concept-antwoord klaarzettenIMAP, map ConceptenAhmetConceptSaraConceptTomNee
Mail verplaatsen of markerenIMAPAhmetJaSaraJaTomNee
Factuur als boekvoorstelBoekhoudingAhmetConceptSaraConceptTomNee
Mail versturenSMTPAhmetNa akkoordSaraNa akkoordTomNee

Voorbeeldinstelling voor een hotel en restaurant; jullie zetten per medewerker zelf aan wat past. Hoe de rechtenlaag werkt: veiligheid en AVG.

Wat er nooit met jullie mail gebeurt.

Versturen

Geen mail zonder akkoord

Antwoorden staan in Concepten. Versturen doet een medewerker in zijn eigen mailprogramma, of de AI-collega via SMTP na een expliciet akkoord.

Verwijderen

Geen mail definitief verwijderen

Een AI-collega verplaatst en markeert, maar maakt geen mail of map definitief leeg.

Wachtwoord

Geen hoofdwachtwoord als het anders kan

Biedt jullie provider app-wachtwoorden aan, dan gebruiken we die. Intrekken kan dan zonder het hoofdwachtwoord te wijzigen.

Koppelen met een app-wachtwoord.

  1. 1

    App-wachtwoord aanmaken

    Per mailbox maken jullie bij de provider een app-wachtwoord aan, als die dat ondersteunt, en geven het met de IMAP- en SMTP-gegevens aan Traze. Traze bewaart het versleuteld. Intrekken kan door het app-wachtwoord bij de provider te verwijderen.

  2. 2

    Mappen afspreken

    We spreken af naar welke mappen de AI-collega mail mag verplaatsen, zoals Reserveringen of Facturen, en welke mappen hij met rust laat.

  3. 3

    Wie welke mailbox ziet

    IMAP kent zelf geen rechten per onderdeel. Daarom leggen we in Traze vast welke medewerker via de AI-collega bij welke mailbox kan.

  4. 4

    Eerst alleen concepten

    In het begin verplaatst de AI-collega niets en zet hij alleen concepten klaar. Klopt het sorteren, dan mag hij ook mappen gebruiken.

Twee open standaarden.

Voor mail buiten Microsoft 365 en Google gebruikt Traze de open standaarden IMAP en SMTP. Die zijn van niemand: elke mailprovider die ze ondersteunt, werkt.

Lezen
IMAP4rev2, met mappen, zoeken en vlaggen. De vlag \Draft markeert een bericht als concept1.
Concepten
Met IMAP APPEND zet Traze een bericht in de map Concepten, waar jullie het in je eigen mailprogramma terugvinden1.
Versturen
SMTP-submission op poort 587, met inloggen2. Traze gebruikt dat alleen na akkoord.
Grenzen
Geen rechten per map en geen webhooks: Traze kijkt met korte tussenpozen of er nieuwe mail is. Biedt jullie provider Microsoft 365 of Google aan, dan is die koppeling sneller en fijner afgesteld.

Traze is geen partner van E-mail (IMAP en SMTP) en gebruikt de API die E-mail (IMAP en SMTP) openbaar aanbiedt.

Wie mail heeft bij de hostingpartij.

Hotel en restaurantVragen over groepen, allergieën en kamers, met het concept-antwoord klaar in Concepten. FysiotherapiepraktijkVragen over vergoeding en afspraken, gesorteerd voordat de praktijk opengaat. WebshopVragen over levering en retour bij een webshop met mail bij de hostingpartij.
AI-collega's
Inbox-collega
Vaak samen met
Microsoft 365, Google Workspace, e-Boekhouden.nl, Trengo
Overzicht
alle koppelingen

Veelgestelde vragen

Kan AI mijn zakelijke mail beantwoorden als ik geen Outlook of Gmail heb?

Ja, als concept. Via IMAP zet een AI-collega het antwoord in de map Concepten van jullie mailbox. Je opent het in je eigen mailprogramma, past het aan en verstuurt het.

Welke mailproviders werken?

Elke provider die IMAP en SMTP ondersteunt, en dat doen vrijwel alle hosting- en mailpartijen. Gebruiken jullie Microsoft 365 of Google Workspace, dan koppelen we liever via hun eigen API.

Moet ik mijn wachtwoord aan Traze geven?

Liever niet. Als jullie provider app-wachtwoorden ondersteunt, maken jullie er een aan voor Traze. Dat kun je los intrekken, zonder je hoofdwachtwoord te wijzigen.

Bronnen

  1. IETF, RFC 9051: Internet Message Access Protocol (IMAP) Version 4rev2 (APPEND en de vlag \Draft): www.rfc-editor.org/rfc/rfc9051
  2. IETF, RFC 6409: Message Submission for Mail (poort 587): www.rfc-editor.org/rfc/rfc6409

Lees verder

Inbox-collegaDe Inbox-collega leest elke mail in de gedeelde inbox, zet hem door naar de juiste collega en schrijft het antwoord alvast. Jij drukt op versturen.Lees meerMicrosoft 365 en OutlookDe gedeelde Outlook-inbox gesorteerd, antwoorden als concept en vrije tijd uit de agenda: zo werkt een AI-collega op Microsoft 365. Versturen doe je zelf.Lees meerAI-besparingscalculatorBereken per taak en per branche hoeveel uur en euro AI-collega’s je team per jaar schelen, met een rapport als pdf. Gratis, voorzichtig gerekend, in je browser.Lees meer

Zie wat AI voor
jouw bedrijf doet.

In een demo van 15 of 45 minuten laten we Traze zien met jullie eigen voorbeelden: welke collega's, welke taken, hoeveel uur.

Scan je website