Simplicate koppelen voor uren, verslagen en facturen
Gekoppeld aan Simplicate maakt een AI-collega van een week werk een urenvoorstel en van een call een verslag, en zoekt hij projecten, budgetten en facturen voor je op. Dat gaat via de API van Simplicate. Een API-sleutel hoort daar altijd bij één gebruiker en heeft precies diens rechten, zodat de AI-collega nooit verder kijkt dan die gebruiker.
- Project Studio Noord, 38 u over
- Uren Jesse, week 44
- HRM: beoordeling Jesse
HRM: beoordeling Jessegeen toegang
Voorstel: 12,5 uur op 3 projectenwacht op akkoord
- Project Studio Noord, 38 u over
- Uren Jesse, week 44
Het bijhouden van Simplicate.
Simplicate is het bedrijfssysteem van veel bureaus en adviespraktijken: CRM, projecten, uren, HRM en facturatie in één. De tijd gaat zitten in het bijhouden ervan. Een AI-collega maakt van een call een verslag en van een week werk een urenvoorstel.
Projecten, budgetten en uren
- Relaties en contactpersonenBij een mail of call: wie is de klant en wat loopt er.
- Projecten en budgetHoeveel uur er nog over is en wat er al gefactureerd is.
- UrenWie wat heeft geschreven, per project en per week.
- Facturen en documentenWelke factuur openstaat en waar de offerte staat.
Uren en verslagen als voorstel
- UrenvoorstelUit agenda, mail en notulen, per project; de medewerker controleert en boekt.
- Gespreksverslag op de tijdlijnVan een klantcall, bij de juiste relatie en het juiste project.
- ConceptfactuurVan goedgekeurde uren, klaar voor controle.
- Nieuwe relatie of verkoopkansUit een aanvraag, als voorstel.
Vrijdag 16:00. De AI-collega heeft voor Jesse een urenvoorstel klaargezet uit zijn agenda en mail: 6 uur Studio Noord, 4,5 uur campagne Bakkerij De Wit, 2 uur intern. Jesse past één regel aan en zet ze door. Het verslag van de call met Studio Noord staat al op de tijdlijn van de relatie.
Eén sleutel, één gebruiker.
In Simplicate hoort een API-sleutel altijd bij één gebruiker en heeft hij dezelfde rechten als die gebruiker: wie geen toegang heeft tot HRM, kan de HRM-gegevens ook via de API niet ophalen. Traze gebruikt daarom per rol een sleutel met passende rechten.
| Actie van de AI-collega | Milaeigenaar | Jesseprojectleider | Lotteoffice |
|---|---|---|---|
| Relaties en projecten lezenCRM, projecten | MilaJa | JesseJa | LotteJa |
| Budget en marge per projectProjecten, financieel | MilaJa | JesseJa | LotteNee |
| Eigen uren lezen en voorstellenUren | MilaConcept | JesseConcept | LotteConcept |
| Verslag op de tijdlijn zettenCRM, tijdlijn | MilaNa akkoord | JesseNa akkoord | LotteNa akkoord |
| Conceptfactuur makenFacturatie | MilaConcept | JesseNee | LotteConcept |
| HRM-gegevens lezenHRM | MilaJa | JesseNee | LotteNee |
Voorbeeldinstelling voor een marketingbureau; jullie zetten per medewerker zelf aan wat past. Hoe de rechtenlaag werkt: veiligheid en AVG.
Uren boekt de medewerker zelf.
Geen uren boeken namens iemand
Een urenvoorstel wordt pas geboekt als de medewerker het heeft gecontroleerd.
Geen factuur versturen zonder akkoord
Een factuur blijft een concept tot iemand hem verstuurt.
Geen HRM-gegevens buiten HR
Verlof, contracten en beoordelingen blijven bij wie die in Simplicate al mag zien.
Sleutels per rol.
- 1
Sleutel per rol
Een beheerder maakt in Simplicate bij Instellingen, API een sleutel aan, gekoppeld aan een gebruiker met de rechten die bij een rol passen, en kiest een vervaldatum. Intrekken kan daar ook.
- 2
Agenda en mail erbij
Voor urenvoorstellen kijkt de AI-collega in de agenda en de mail van de medewerker. Welke agenda's meedoen, spreken we per persoon af.
- 3
Verslagen op de tijdlijn
We bepalen welke gesprekken een verslag krijgen en bij welke relatie of welk project het terechtkomt.
- 4
Vrijdag als ritme
Urenvoorstellen staan aan het eind van de week klaar. De medewerker past aan en zet door; zonder die stap wordt er niets geboekt.
De REST API van Simplicate.
- API
- Simplicate REST API (v2), met onder meer CRM, projecten, uren, facturen en documenten1.
- Inloggen
- Een API-sleutel die altijd aan één Simplicate-gebruiker gekoppeld is, met een vervaldatum die je zelf kiest2.
- Rechten
- De sleutel heeft dezelfde rechten als de gebruiker. Wie geen toegang heeft tot HRM, heeft ook geen toegang tot de HRM-aanroepen2.
- Documentatie
- developer.simplicate.com
Traze is geen partner van Simplicate en gebruikt de API die Simplicate openbaar aanbiedt.
Bureaus en adviespraktijken.
- AI-collega's
- Inbox-collega
- Vaak samen met
- Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Visma eAccounting
- Overzicht
- alle koppelingen
Veelgestelde vragen
Kan AI mijn uren in Simplicate invullen?
Hij kan een voorstel maken uit agenda, mail en verslagen. De medewerker controleert het en zet het door; zonder die stap wordt er niets geboekt.
Ziet een AI-collega meer dan ik in Simplicate?
Nee. Een Simplicate-sleutel heeft precies de rechten van de gebruiker waaraan hij hangt, en de rechtenlaag van Traze beperkt dat per medewerker nog verder.
Komt het gespreksverslag automatisch in Simplicate?
Als voorstel. De AI-collega zet het verslag klaar bij de juiste relatie of het juiste project; wie de call had, leest het na en zet het door.
Bronnen
- Simplicate, Developer documentation: getting started (API v2, invoices, documents, timeline): developer.simplicate.com/getting-started
- Simplicate Support, Creating and deleting an API key (sleutel per gebruiker, zelfde rechten): support.simplicate.nl/en/articles/6693108-creating-and-deleting-an-api-key
Lees verder
Zie wat AI voor
jouw bedrijf doet.
In een demo van 15 of 45 minuten laten we Traze zien met jullie eigen voorbeelden: welke collega's, welke taken, hoeveel uur.