Visma eAccounting koppelen aan AI-collega's

Gekoppeld aan Visma eAccounting zoekt een AI-collega klanten, facturen en inkoopfacturen op, en zet hij concept-facturen klaar. Visma werkt met OAuth en een scope per onderdeel, en elk onderdeel heeft ook een alleen-lezen-variant; die vraagt Traze waar lezen genoeg is. Versturen, boeken en betalen doet een mens.

Bijgewerkt op 5 minuten lezen

Jesse zet de maand klaarvoorbeeld
Jullie systeemVisma eAccounting
  • Klant Studio Noord
  • Uren maart, 14 regels
  • Boekhouding: balans
RechtenpoortScope: verkoop, alleen lezenJesse, projectleider

Boekhouding: balansgeen toegang

Factuurconcept Studio Noordwacht op akkoord

AI-collegaUren-collega
  • Klant Studio Noord
  • Uren maart, 14 regels
Jesse werkt met verkoopgegevens; de balans valt buiten zijn scope en blijft bij de poort. Het factuurconcept wacht op akkoord van Mila. Voorbeelddata.

Verkoop, inkoop en boekhouding apart.

Visma eAccounting (ook bekend als Bookkeeping & Invoicing) is een online boekhoud- en factuurpakket voor kleinere bedrijven. De API maakt onderscheid tussen verkoop, inkoop en boekhouding, en tussen lezen en schrijven. Dat sluit goed aan op een rechtenlaag per medewerker.

Leest

Met een alleen-lezen-scope waar het kan

  • Klanten en leveranciersGegevens bij een mail of vraag.
  • VerkoopfacturenWat er is gefactureerd en wat nog openstaat.
  • ArtikelenPrijzen en omschrijvingen voor een factuur of offerte.
  • InkoopfacturenOf een leveranciersfactuur al binnen is.
Zet klaar

Factuurconcepten in Visma

  • Concept-factuurVisma kent factuurconcepten; de AI-collega maakt er een, iemand anders verstuurt hem.
  • Inkoopfactuur-concept met bijlageUit een pdf in de mail.
  • Klant aanmakenUit een aanvraag, als voorstel.
Voorbeeld

Een bureau sluit de maand af. De AI-collega zet voor elke klant met afgeronde uren een factuurconcept klaar in Visma eAccounting, met de juiste artikelen. De eigenaar loopt de concepten na en verstuurt ze.

Scopes per onderdeel.

Visma eAccounting werkt met OAuth-scopes per onderdeel: verkoop, inkoop en boekhouding, elk als volledige toegang of alleen lezen. Traze vraagt alleen de scopes die de afgesproken taken nodig hebben.

Voorbeeld: welke acties de AI-collega per medewerker mag gebruiken in Visma eAccounting
Actie van de AI-collegaMilaeigenaarJesseprojectleiderLotteoffice
Klanten en facturen lezenVerkoop, alleen lezenMilaJaJesseJaLotteJa
Inkoopfacturen lezenInkoop, alleen lezenMilaJaJesseNeeLotteJa
Boekhouding lezenBoekhouding, alleen lezenMilaJaJesseNeeLotteNee
Factuurconcept makenVerkoopMilaConceptJesseConceptLotteConcept
Inkoopfactuur-concept klaarzettenInkoopMilaConceptJesseNeeLotteConcept
Factuur versturenVerkoopMilaNa akkoordJesseNeeLotteNa akkoord

Voorbeeldinstelling voor een marketingbureau; jullie zetten per medewerker zelf aan wat past. Hoe de rechtenlaag werkt: veiligheid en AVG.

Wat buiten de scopes blijft.

Versturen

Geen factuur zonder akkoord

Een factuur blijft een concept tot iemand hem verstuurt.

Boeken

Geen definitieve boekingen

Inkoopfacturen worden klaargezet, niet geboekt.

Geld

Geen betalingen

Een AI-collega start geen betalingen en registreert ze niet zelf.

Registratie en OAuth.

  1. 1

    Partnerregistratie

    Visma laat alleen geregistreerde partners geautoriseerde verzoeken doen. Die registratie moet rond zijn voordat de koppeling op jullie administratie werkt; hoe het daarmee staat, horen jullie in de demo.

  2. 2

    Toegang via OAuth

    Iemand met beheerrechten logt in bij Visma en geeft Traze toegang, met alleen de scopes die nodig zijn. Waar lezen genoeg is, kiezen we de alleen-lezen-variant.

  3. 3

    Rechten per medewerker

    Binnen die scopes leggen we per medewerker vast wat de AI-collega gebruikt, zoals in de tabel hierboven.

  4. 4

    Concepten bij de maandafsluiting

    Aan het eind van de maand staan de factuurconcepten klaar in Visma. De eigenaar loopt ze na en verstuurt ze.

De API van Visma eAccounting.

API
Visma eAccounting API (Bookkeeping & Invoicing), met een eigen endpoint per onderdeel1.
Inloggen
OAuth 2.0 via de Identity Server van Visma2.
Scopes
Verkoop, inkoop en boekhouding, elk als volledige toegang of alleen lezen (bijvoorbeeld ea:sales_readonly)2.
Voorwaarde
Voor geautoriseerde verzoeken moet je als partner bij Visma geregistreerd zijn1.
Documentatie
developer.vismaonline.com

Traze is geen partner van Visma en gebruikt de API die Visma openbaar aanbiedt.

Kleine bedrijven op Visma.

MarketingbureauFactuurconcepten per klant aan het eind van de maand. WebshopKlant- en factuurgegevens bij een vraag over een bestelling.
AI-collega's
Inbox-collega
Vaak samen met
Simplicate, Microsoft 365, Mollie
Overzicht
alle koppelingen

Veelgestelde vragen

Kan de AI alleen lezen in Visma eAccounting?

Ja. Visma heeft alleen-lezen-scopes voor verkoop, inkoop en boekhouding. Als een taak alleen lezen nodig heeft, vraagt Traze alleen die scope.

Verstuurt de AI facturen vanuit Visma?

Nee. Hij maakt een factuurconcept; versturen gebeurt na akkoord van iemand van jullie.

Heet het nu eAccounting of Bookkeeping & Invoicing?

Beide namen komen voor. De API heet bij Visma de eAccounting API; in de documentatie staat ook de naam Bookkeeping & Invoicing.

Bronnen

  1. Visma Developer, eAccounting API: aan de slag (partnerregistratie, sandbox, API-referentie): developer.vismaonline.com/
  2. Visma Developer, Authentication: Identity Server en scopes (ea:api, ea:sales, ea:sales_readonly, ea:purchase, ea:accounting): developer.vismaonline.com/docs/authentication

Lees verder

MoneybirdInkoopfacturen uit de mail als concept in Moneybird en vragen over facturen beantwoord door een AI-collega. Versturen en betalingen registreren na akkoord.Lees meere-Boekhouden.nlLeveranciersfacturen uit de mail als boekvoorstel en klantvragen over facturen beantwoord: een AI-collega in e-Boekhouden.nl. De mutatie maakt een mens.Lees meerVeiligheid en AVGTraze draait in de EU, ook de AI. Iedereen ziet alleen wat hij in je eigen systemen mag zien, BSN en IBAN worden zwartgelakt, het logboek gaat 12 maanden terug.Lees meer

Zie wat AI voor
jouw bedrijf doet.

In een demo van 15 of 45 minuten laten we Traze zien met jullie eigen voorbeelden: welke collega's, welke taken, hoeveel uur.

Scan je website